Rozważasz wdrożenie systemu obiegu dokumentów w swojej firmie? Nie wiesz, z jakimi kosztami będzie się to wiązać? A może liczysz na wskazówki, które ułatwią Ci oszacowanie wydatków związanych z wdrożeniem systemu obiegu dokumentów? Znajdziesz je w naszym tekście, więc koniecznie zapoznaj się z jego treścią!
Wdrożenie systemu obiegu dokumentów – od czego zależy cennik?
Na pierwszy rzut oka można uznać, że wdrożenie systemu obiegu dokumentów zawsze wiąże się ze stałym cennikiem. Jednak wystarczy zrobić małe rozeznanie w zagadnieniu, by dojść do wniosku, że byliśmy w błędzie. Cennik tego typu rozwiązań bywa bardzo zmienny, a to, jakie koszty poniesiemy za wdrożenie systemu obiegu dokumentów, zależy od wielu różnych czynników. Najważniejsze znaczenie ma to, jakie rozwiązanie postanowimy wybrać.
Do swojej dyspozycji jak zawsze będziemy mieć wiele różnych systemów, ale każdy z nich będzie inny pod względem działania, funkcjonalności, czy bezpieczeństwa. Zwykle najlepszy system obiegu dokumentów oferowany jest w nieco wyższych cenach, ale jego wdrożenie sprawia, że zawsze możemy liczyć na wygodę w czasie użytkowania i płynne działanie. Istotne znaczenie ma również to, jaki model licencjonowania nas zainteresuje.
W tym przypadku możemy zdecydować się na swoje serwery lub firmy zewnętrznej, a każde rozwiązanie będzie generować zupełnie inne koszty. Na cennik wpłynie też, jaka licencja oprogramowania nas zainteresuje. Innych kosztów musimy spodziewać się za wykupienie licencji na własność, a innych za comiesięczny abonament.
Poza tym, ostateczny cennik będzie też zależał od tego, czy chcemy mieć zapewniony dostęp do aktualizacji i wsparcia technicznego, czy od tego, komu zlecimy wdrożenie całego systemu i będziemy chcieli zapewnić pracownikom szkolenie.
Wdrożenie systemu obiegu dokumentów – ile nas wyniesie?
Bazując na pierwszej części artykułu widać, że określenie pewnych kosztów nie będzie możliwe. Mimo wszystko istnieją sposoby na to, by ograniczyć wydatki związane z wdrożeniem obiegu dokumentów do minimum.
Wystarczy po prostu skupić się na najlepszym dostawcy z rynku. To właśnie w jego ofercie czeka na nas nowoczesny system, który usprawni zarządzanie i obieg dokumentów w firmie.
Możemy go dostosować do swoich potrzeb, jak również do wielkości biznesu. Nawet z wyborem odpowiedniego dostawcy nie powinno być żadnych problemów, ponieważ wyróżnia się ze swoją ofertą na tle konkurencji.
